Directiesecretaris

Directiesecretaris

In deze rol ondersteun je de directeur en het managementteam van Bedrijfsvoering, Inkoop & Strategie organisatorisch en inhoudelijk, en fungeer je als proactieve adviseur met scherp inzicht in politieke dynamiek. Je komt te werken in een IT omgeving. Daarnaast speel je een rol in organisatorische veranderingen en bevordert thema's als verbinding, wendbaarheid en zakelijkheid. Kom bij ons werken en gun jezelf Rijkswaterstaat!

Hoe jij bijdraagt in jouw rol

In deze verbindende positie zorg jij ervoor dat de directie en het management optimaal functioneren, zowel op organisatorisch als inhoudelijk vlak.

Jij bent:

De spil in de ondersteuning van het managementteam: jij bent de rechterhand van de directeur en zorgt ervoor dat besluitvorming uit het directieteam vertaald wordt naar acties voor het managementteam. Daarnaast zorg je er dagelijks voor dat de directeur goed voorbereid is en advies krijgt over alles wat er speelt.

De coördinator met overzicht: je bereidt de korte- en langetermijnagenda’s van de directeur en het managementteam voor en bewaakt de kwaliteit van de inhoudelijke stukken. Je zorgt voor de schriftelijke verslaglegging, bewaakt gemaakte afspraken en stuurt bij waar nodig.

Een meester in organisatie: of het nu gaat om het voorbereiden van de wekelijkse managementteam-vergaderingen of het organiseren en coördineren van directie-brede events om de strategische koers vast te houden: jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is.

Het gezicht van de directie: als eerste aanspreekpunt ben je een vraagbaak voor collega’s en heb je voelsprieten in de organisatie. Je kunt goed inschatten welke informatie relevant is, welke signalen actie vragen en je bent in staat om informatie op de juiste gesprekstafels te krijgen.

De motor achter verbeteringen: je ziet kansen om slimmer te werken, optimaliseert en uniformeert processen en werkwijzen (samen met de andere directiesecretarissen) en zorgt ervoor dat de directeur en het managementteam effectief kunnen werken.

Dit is waar jij voldoening uit haalt

Je haalt voldoening uit het maken van een zichtbaar verschil: dankzij jouw strakke planning en voorbereiding werken de directeur en het managementteam efficiënt en presteren zij optimaal. Kwaliteit leveren is jouw drijfveer, of het nu gaat om foutloze stukken of vlekkeloze verslaglegging die bijdraagt aan besluitvorming. Je schakelt moeiteloos tussen repeterende taken en ad-hoc klussen.

Het bewaken van de voortgang en het bijsturen waar nodig geeft je energie, omdat je weet dat jouw inzet cruciaal is voor het succes van het team. Als onmisbare schakel fungeer je als klankbord en poortwachter voor de directeur en verbind je zaken als geen ander.

Wat wij aan jou waarderen

Je bent overtuigend en organisatiesensitief. Daarnaast ben je creatief, kun je zaken aan elkaar koppelen en vertalen naar de praktijk. Je bent een proactieve adviseur richting het management en beschikt over een scherp politiek-bestuurlijk inzicht, waardoor je precies weet wat er speelt binnen de organisatie. Je hebt een scherpe pen en je weet moeiteloos het overzicht te houden in een zeer dynamische en complexe omgeving.

Jij zorgt ervoor dat de directie zich volledig kan focussen op hun taken en verantwoordelijkheden, en dat de organisatie in zijn geheel efficiënt kan functioneren. Je onderhoudt een vertrouwensrelatie met de directeur en weet daar zorgvuldig mee om te gaan. Je bent een proactieve adviseur richting het management en beschikt over een politiek-bestuurlijke antenne waardoor je precies weet wat er speelt binnen de organisatie.

Solliciteer direct, wij kijken ernaar uit! Een eerste kennismaking kan wat ons betreft snel plaatsvinden. Of wil je eerst inhoudelijk meer weten over de functie? Bel dan met Simon Jan Smit, afdelingshoofd Kwaliteit en Processen, via 06-50266937. Hij staat jou graag te woord!

Vacaturenummer: CIV-24-179