Stefan verdient met zijn team cost engineers de inzet dubbel en dwars terug

‘Inhoudelijk ben ik niet veel bezig met de specifieke projecten. Mijn focus ligt met name op de groei, ondersteuning en coaching van mijn teamleden,’ zegt Stefan. Daarvoor moet je iets weten over de dynamiek binnen grote projecten. Maar je moet ook in staat zijn om de afdelingsoverstijgende samenwerking te bevorderen. ‘We praten hier over complexe projecten waarbij veel op het spel staat, zoals de bereikbaarheid en veiligheid van Nederland. Er komt heel veel samen.’

Nauwkeurig inschatten

Een belangrijke taak van Stefan is het coördineren van de verdeling van uren voor de verschillende projecten. ‘Wij starten in het laatste kwartaal van het jaar met de verdeling, gebaseerd op de aanvragen vanuit de projectteams kostenbeheersing,’ legt hij uit. ‘Op basis daarvan maken we een planning.’ Zo wordt de beschikbare capaciteit efficiënt ingezet en blijven projecten op schema.

Dit systeem helpt niet alleen bij het beheren van de werkdruk, maar zorgt er ook voor dat elk project de nodige aandacht krijgt zonder verspilling van capaciteit. ‘We categoriseren de projecten in verschillende categorieën met bijbehorende normuren. Hierdoor kunnen we redelijk nauwkeurig inschatten hoeveel uren nodig zijn voor elk project.’

Verwacht en onverwacht

Naast de inzet van cost engineers voor dit soort ‘reguliere’ projecten, is Stefan veel tijd kwijt met wat hij de zij-invliegers noemt. Dit zijn projecten die om wat voor reden dan ook tegen een obstakel aanlopen. De kosten lopen uit de hand of er dreigt vertraging; het kunnen allemaal redenen zijn waarom Stefan en zijn team analisten, specialisten en adviseurs om raad en daad wordt gevraagd.

Innovatie en kostenefficiëntie

De kern van cost engineering is volgens Stefan het feit dat je verantwoordelijk met de uitgave van belastinggeld moet omgaan. Dat betekent dat begrotingen en offertes kritisch geanalyseerd moeten worden.

‘Een van onze kostendeskundigen ontdekte bijvoorbeeld dat de kosten voor een lasser bij een aannemer veel hoger lagen dan verwacht. Daar duiken we dan helemaal in. Na grondig onderzoek bleek dat er sprake was van meerdere lagen risico-opslag. Door deze kostenpost te heronderhandelen, wisten we een groot deel te besparen op het project. Dit soort creatieve oplossingen laat zien hoe belangrijk het is om verder te kijken dan de voor de hand liggende antwoorden.’

Ieder project is weer anders

Stefan is optimistisch over de toekomstige ontwikkelingen binnen Rijkswaterstaat, met name als hij kijkt naar de nieuwe manieren van werken die worden geïntroduceerd. ‘Er wordt veel geëxperimenteerd met nieuwe werkwijzen, zoals het werken met zogenaamde ‘werven’, waarbij teams zich specialiseren in specifieke taken zoals renovatie van bruggen en sluizen,’ zegt hij.

‘Dit kan zeer efficiënt zijn, vooral omdat je hierdoor ervaring en kennis kunt bundelen en hergebruiken bij vergelijkbare projecten.’ Al tekent hij hierbij aan: ‘Ieder project is natuurlijk weer anders. Simpelweg plannen kopiëren, dat gaat niet.’

Daarnaast pioniert Rijkswaterstaat nu met zogenaamde ‘gemengde teams’ waarbij opdrachtgever en aannemer tijdens de realisatie van een project bij elkaar gaan zitten. Dat leidt tot meer inzicht in elkaars processen, kortere lijnen en een snellere uitvoering. De cost engineers van Stefan houden daarbij toezicht op de kostenbeheersing: ‘Dat is echt een heel interessant experiment. Het laat zien dat we telkens nieuwe wegen bewandelen om sneller, beter en kostenefficiënter te werken.’

Out of the box denken

Stefan ziet bovendien dat de kostenpool waar hij met zijn collega’s samenwerkt, mensen met een steeds meer diverse achtergrond trekt. Hij is daar zelf, afkomstig uit de hospitalitybranche, ook een goed voorbeeld van: ‘Dit helpt ons om out of the box te denken en creatieve oplossingen te vinden. Dat hebben we nodig de komende jaren. Want er is nog genoeg te doen.’