Privacyverklaring

Bij de uitvoering van werkzaamheden worden persoonsgegevens gebruikt. Dit geldt ook voor de werving- en selectieactiviteiten, waarover deze privacyverklaring gaat. Dit noemen wij het verwerken van persoonsgegevens. Bij het verwerken van persoonsgegevens zijn wij gebonden aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG).

Deze privacyverklaring geeft informatie over de verwerkingen van persoonsgegevens en over uw mogelijkheden tot het uitoefenen van uw rechten. Specifiek ziet deze verklaring op de werving- en selectieactiviteiten van Rijkswaterstaat. Het werving- en selectieproces van alle hierna genoemde onderdelen zijn uitbesteed aan Rijkswaterstaat en ziet specifiek op de activiteiten van de volgende uitvoeringsdiensten van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat:

• Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW)
• Rijkswaterstaat (RWS)
• Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut (KNMI)
• Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS)
• Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT)
• Planbureau voor de Leefomgeving (PBL) (uitsluitend wervingsadministratie)

Verantwoordelijk voor de verwerking

De minister van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor het verwerken van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

De verantwoordelijkheid voor verwerkingen van persoonsgegevens om deze taken uit te voeren, is bij Rijkswaterstaat neergelegd.

Contactgegevens

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat is gevestigd aan de Rijnstraat 8, 2515 XP, Den Haag. Postadres: Postbus 20906, 2500 EX, Den Haag.

Functionaris gegevensbescherming

Het ministerie van IenW heeft een functionaris gegevensbescherming (FG). U bereikt de FG van IenW via dit emailadres fg@minienw.nl.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Rijkswaterstaat verwerkt voor voornoemde wervings- en selectieactiviteiten verschillende categorieën persoonsgegevens. 'Persoonsgegevens' ziet op alle informatie die direct- of indirect te herleiden is naar een persoon. Rijkswaterstaat verwerkt de onderstaande persoonsgegevens in het kader van deze activiteiten.

• Persoonsgegevens die u invoert op onze vacaturesites

Hierbij gaat het om uw voornaam, achternaam, volledig adres, telefoonnummer, e-mailadres, curriculum vitae en persoonsgegevens uit uw sollicitatiebrief.

• Persoonsgegevens tijdens en na een sollicitatiegesprek

Wij verwerken de persoonsgegevens die u tijdens of na uw sollicitatiegesprek verstrekt. Denk daarbij aan informatie over uw ervaringen, wensen en verwachtingen van de functie.

• Persoonsgegevens voor screening- en/of assessmentinformatie

Die informatie krijgen we als we diploma’s en getuigschriften controleren. Of als we contact opnemen met iemand die u als referentie heeft opgegeven. Of bij het aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag. Soms gaat het om gegevens van een assessment, capaciteitentest, medische keuring (aanstellingskeuring) of psychologisch onderzoek. In die gevallen wordt u geïnformeerd over de precieze procedure. In bepaalde gevallen vragen we uw toestemming om deze persoonsgegevens te mogen verwerken. Wij doen geen onderzoek naar sollicitanten op sociale media. Behalve als dit in de vacaturetekst staat of als wij een goede reden hebben. Mocht het laatste het geval zijn, dan melden wij dit bij u.

• Informatie voor een arbeidsvoorwaardengesprek

Gegevens voor het arbeidsvoorwaardengesprek en het opstellen van de arbeidsovereenkomst. Wij vragen u dan om uw Burgerservicenummer (BSN), een kopie van uw bankpas, een kopie van uw identiteitsbewijs, salariseisen, arbeidsvoorwaarden en loonbelastingverklaring.

• Persoonsgegevens via uitzendbureaus en arbeidsbemiddeling

Het gaat om persoonsgegevens die u voor een sollicitatie hebt gedeeld met een uitzend- of detacheringsbureaus waar wij mee samenwerken.

• Persoonsgegevens voor een veiligheidsonderzoek

Voor sommige functies is een hoger niveau van betrouwbaarheid nodig en hiervoor is een veiligheidsonderzoek nodig – dat zal duidelijk worden gemaakt in de vacature. Als dit het geval is, dan zal in een veiligheidsonderzoek gevraagd worden om informatie beschikbaar te stellen.

De bovenstaande persoonsgegevens ontvangen wij rechtstreeks van uzelf of via een uitzend- of detacheringsbureaus waarmee wij samenwerken. Als u bij ons solliciteert, hoeft u geen strafrechtelijke of bijzondere persoonsgegevens te verstrekken. Voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die iets zeggen over uw gezondheid, ras, godsdienst of seksuele leven. Strafrechtelijke persoonsgegevens zijn persoonsgegevens over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee samenhangende maatregelen, alsook (bepaalde) persoonsgegevens over veroordelingen door rechters. Neem deze gegevens dan ook niet op in uw curriculum vitae (cv) of motivatiebrief.

Met welke doelen en op basis van welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen en grondslagen:

1. Sollicitatieprocedure

   Doel: Voor het kunnen doorlopen van de sollicitatieprocedure, van de eerste gesprekken tot aan het arbeidsvoorwaardengesprek. Daarbij gaat het om het plannen en voeren van de overleggen en beoordelen of u de beste match bent voor deze vacature.
   

   Grondslag: Gerechtvaardigd belang. Wij hebben een gerechtvaardigd belang om de persoonsgegevens te gebruiken om een geschikte kandidaat te vinden voor een functie. Als u vragen heeft over de belangenafweging, neem dan contact op via dit contactformulier.

2. Aanmaken en beheren account voor kandidatenportaal en vacature-alerts

   Doel: Het aanmaken en beheren van een account binnen het kandidatenportaal. Na het indienen van uw sollicitatie heeft u de mogelijkheid om een account aan te maken binnen ons kandidatenportaal. Hier kunt u zelf eenvoudig uw sollicitatie(s) beheren en de status van daarvan bekijken. Ook kunt u hierin uw gegevens inzien, wijzigen of verwijderen. Tot slot heeft u de mogelijkheid om zich in te schrijven voor vacature-alerts.
   

   Grondslag: Toestemming. Bij het aanmaken van een account in het kandidatenportaal geeft u toestemming voor de verwerkingen van uw persoonsgegevens die samenhangen met het aanmaken en behouden van dit account. Het aanmaken van een kandidatenportaal is volledig vrijwillig. U kunt ook op een later moment besluiten om de vacature-alert uit te zetten en/of uw kandidatenportaal te verwijderen. Dit kunt u gemakkelijk regelen via het portaal.

3. Assessment, veiligheidsonderzoek, screening of keuring

   Doel: Het uitvoeren van assessments- en andere onderzoeken. Voor sommige functies of opdrachten is een assessment, veiligheidsonderzoek of psychologische of medische keuring onderdeel van de beoordeling op geschiktheid. Dit vindt plaats bij een derde partij. Bij een assessment of keuring delen wij uw contactgegevens met het assessmentbureau, onderzoeksbureau of de arbodienst voor het maken van een afspraak.
   

   Grondslag: Gerechtvaardigd belang. Ons belang is gelegen in het kunnen uitvoeren van assessments- en andere onderzoeken welke benodigd zijn voor een goede beoordeling van uw geschiktheid voor de functie. Als u vragen heeft over de belangenafweging, neem dan contact op via het e-mailadres: privacy@rws.nl.

4. Kandidaten informeren over andere mogelijkheden binnen het organisatieonderdeel van het ministerie van IenW

   Doel:U desgevraagd informeren over andere mogelijk interessante vacatures en evenementen. U heeft de mogelijkheid om uw sollicitatiegegevens voor 4 weken of langer (12 maanden) in het kandidatenportaal te bewaren. In dat geval kunnen we u informeren over andere (passende) functies. Ook kunnen wij u uitnodigen voor een ‘meet & greet’ of andere wervingsevenementen.
   

   Grondslag: Toestemming. Wij slaan uw gegevens alleen voor een langere periode (12 maanden) op als u ons daar toestemming voor geeft. U bent volledig vrij in uw keuze hierin. U kunt uw toestemming altijd intrekken. Dit kunt u makkelijk beheren via het kandidatenportaal.

Delen van persoonsgegevens

Wij werken samen met andere partijen. Soms moeten we daardoor persoonsgegevens aan deze partijen verstrekken. Met deze partijen worden afspraken gemaakt over de zorgvuldige en veilige verwerking van persoonsgegevens. Het ministerie van IenW en haar organisatieonderdelen hebben daarnaast een fors deel van het werving- en selectieproces van interne medewerkers uitbesteed aan Rijkswaterstaat. Het sollicitatieproces wordt dan deels door Rijkswaterstaat en deels door het betreffende organisatieonderdeel uitgevoerd.

In bepaalde gevallen is het ook nodig om uw persoonsgegevens met een assessmentbureau, onderzoeksbureau of arbodienst te delen voor het doen van een onderzoek of (medische) keuring. Als dit het geval is, wordt u hierover in de vacaturetekst en tijdens het sollicitatieproces geïnformeerd. In onderstaande tabel ziet u met welke partijen uw persoonsgegevens mogelijk gedeeld kunnen worden.

Doorgifte aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Rijkswaterstaat geeft uw persoonsgegevens bij de in deze verklaring genoemde verwerkingen niet door naar partijen buiten de EER.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het behalen van de in deze privacyverklaring genoemde doelen.

Uw sollicitatiegegevens worden bewaard tot 4 weken na einde van de laatst lopende procedure. Als u toestemming heeft gegeven om uw persoonsgegevens langer te bewaren om u te kunnen informeren over vacatures en evenementen, bewaren wij deze 12 maanden vanaf het moment dat u toestemming geeft.

In geval dat u in dienst treedt én een assessment, veiligheidsonderzoek, screening of keuring moet uitvoeren, wordt de uitslag daarvan tot 3 jaar in uw personeelsdossier bewaard. Treedt u niet in dienst? Dan wordt uw uitslag niet bewaard.

Geautomatiseerde besluitvorming waaronder profilering

Wij maken voor deze specifieke verwerking geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van uw gegevens zeer serieus. Wij nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Wij werken volgens de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De BIO is een normenkader voor de beveiliging van de informatiehuishouding van de Rijksoverheid. Het gaat bij de BIO vooral om vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid.

Uw rechten met betrekking tot persoonsgegevens

Op basis van de AVG heeft u verschillende rechten ten aanzien van de verwerkingen van uw persoonsgegevens. Het gaat daarbij om de volgende rechten:

• Het recht op informatie
• Het recht op inzage
• Het recht op rectificatie
• Het recht op gegevenswissing (vergetelheid)
• Het recht op beperking van de verwerking
• Het recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit)
• Het recht van bezwaar

Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u nadere informatie over de voorwaarden die gelden voor uitoefening van uw rechten.

U heeft de mogelijkheid om uw rechten voor wat betreft uw sollicitatiegegevens zelf te beheren door in te loggen in het kandidatenportaal. U kunt hierbij uw persoonsgegevens inzien, wijzigen en verwijderen. Lukt dit niet, dan kunt u contact opnemen met onze backoffice via het e-mailadres: werving@rws.nl. Heeft u een andere vraag of verzoek over uw rechten, dan kan dit door een e-mail te sturen naar: privacy@rws.nl.

Reactietijd

Wij streven ernaar zo snel mogelijk op uw verzoek te reageren. In ieder geval binnen één maand. Bij ingewikkelde of grote verzoeken is de doorlooptijd langer. Dan duurt het maximaal drie maanden vanaf het moment dat uw verzoek bij ons binnenkomt. Als dit het geval is, laten we het u zo snel mogelijk weten.

Waar kunt u terecht met vragen of klachten?

Vragen over verwerking persoonsgegevens

Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens of over deze privacyverklaring? Neem dan contact met ons op via de algemene contactpagina: Contact | Rijkswaterstaat. 

Klacht over verwerking persoonsgegevens

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Dan kunt u die schriftelijk indienen bij de functionaris gegevensbescherming via het e-mailadres: cpo@minienw.nl.

Ook heeft u te allen tijde het recht een klacht in de dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link: Klacht melden bij de AP | Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze verklaring is voor het laatst herzien op 1 september 2025.