Privacyverklaring

In deze privacyverklaring informeren wij jou over welke persoonsgegevens wij verwerken, op welke basis of wettelijke grondslag wij dat doen, hoe lang wij deze gegevens bewaren, en hoe je jouw privacyrechten kunt uitoefenen. Daarnaast leggen we uit waar je terechtkunt met eventuele vragen over de verwerking van jouw gegevens.

Deze privacyverklaring ziet specifiek op de wervings- en selectieactiviteiten van de volgende onderdelen van het ministerie van IenW uitgevoerd door Rijkswaterstaat:

• Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW)
• Rijkswaterstaat (RWS)
• Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut (KNMI)
• Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS)
• Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT)
• Planbureau voor de Leefomgeving (PBL) (uitsluitend wervingsadministratie)

Bij de uitvoering van deze werkzaamheden worden persoonsgegevens verwerkt. Deze verwerking(en) van persoonsgegevens moet(en) voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG).

Deze verklaring geeft informatie over de verwerkingen van persoonsgegevens en over uw mogelijkheden tot het uitoefenen van uw rechten met betrekking tot persoonsgegevens.

De informatie over de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de rest van de werkzaamheden van Rijkswaterstaat vindt u op de pagina algemene privacyverklaring.

Verantwoordelijk voor de verwerking

De minister van IenW is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort AVG voor het verwerken van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. De minister van IenW heeft aan de directeur-generaal van Rijkswaterstaat opdracht verleend ten aanzien van een deel van zijn taken. Dit is beschreven in het Instellingsbesluit directoraat-generaal Rijkswaterstaat 2013.

De verantwoordelijkheid voor verwerkingen van persoonsgegevens om deze taken uit te voeren, is bij Rijkswaterstaat neergelegd.

Contactgegevens

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat is gevestigd aan de Rijnstraat 8, 2515 XP, Den Haag. Postadres: Postbus 20906, 2500 EX, Den Haag.

Functionaris gegevensbescherming

Het ministerie van IenW heeft een functionaris gegevensbescherming (FG). U bereikt de FG van IenW via dit contactformulier.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Rijkswaterstaat verwerkt voor werving en selectie van de bovengenoemde onderdelen van het ministerie van IenW verschillende categorieën persoonsgegevens. 'Persoonsgegevens' ziet op alle informatie die direct- of indirect te herleiden is naar een persoon. Rijkswaterstaat verwerkt de onderstaande persoonsgegevens van u voor de sollicitatieprocedure. 

• Persoonsgegevens die u invoert op onze vacaturesites

Hierbij gaat het om uw voornaam, achternaam, volledig adres, telefoonnummer, e-mailadres, curriculum vitae en sollicitatiebrief.

• Persoonsgegevens sollicitatiegesprek

Tijdens of na uw sollicitatiegesprek verwerken wij persoonsgegevens. Bijvoorbeeld gegevens die u zelf tijdens het gesprek geeft. Of aantekeningen die leden van de selectiecommissie maken.

• Screening- en/of assessmentinformatie

Die informatie krijgen we als we diploma’s en getuigschriften controleren. Of als we contact opnemen met iemand die u als referentie heeft opgegeven. Of bij het aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag. Soms gaat het om gegevens van een assessment, capaciteitentest, medische keuring (aanstellingskeuring) of psychologisch onderzoek. In die gevallen wordt u geïnformeerd over de precieze procedure. In bepaalde gevallen vragen we uw toestemming om deze persoonsgegevens te mogen verwerken. Wij doen geen onderzoek naar sollicitanten op sociale media. Behalve als dit in de vacaturetekst staat of als wij een goede reden hebben. Mocht het laatste het geval zijn, dan melden wij dit bij u.

• Informatie arbeidsvoorwaardengesprek

Gegevens voor het arbeidsvoorwaardengesprek en het opstellen van de arbeidsovereenkomst. Wij vragen u dan om uw Burgerservicenummer (BSN), een kopie van uw bankpas, een kopie van uw identiteitsbewijs, salariseisen, arbeidsvoorwaarden en loonbelastingverklaring.

• Persoonsgegevens via uitzendbureaus en arbeidsbemiddeling

Het gaat om persoonsgegevens die u voor een sollicitatie hebt gedeeld met een uitzend- of detacheringsbureaus waar wij mee samenwerken. Wilt u weten wat voor persoonsgegevens deze partijen verwerken (en hoe ze dat doen)? Kijk dan in de privacyverklaringen van deze bureaus.

• Veiligheidsonderzoek

Voor sommige functies is een hoger niveau van betrouwbaarheid nodig en hiervoor is een veiligheidsonderzoek nodig – dat zal duidelijk worden gemaakt in de vacature. Als dit het geval is, dan zal in een veiligheidsonderzoek gevraagd worden om informatie beschikbaar te stellen.

De bovenstaande persoonsgegevens ontvangen wij rechtstreeks van uzelf of via een uitzend- of detacheringsbureaus waarmee wij samenwerken. Als u bij ons solliciteert, hoeft u geen strafrechtelijke of bijzondere persoonsgegevens te verstrekken. Voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die iets zeggen over uw gezondheid, ras, godsdienst of seksuele leven. Neem deze gegevens dan ook niet op in uw curriculum vitae (cv) of motivatiebrief.

Met welke doelen en op basis van welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

De bovengenoemde organisatieonderdelen van het ministerie van IenW verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen en grondslagen.

1. Sollicitatieprocedure Doel: Voor de sollicitatieprocedure. Hierbij gaat het in eerste instantie om het toetsen of u geschikt bent voor de functie. Wanneer wij u aan willen nemen, dan verwerken we uw persoonsgegevens als voorbereiding op de indiensttreding. Grondslag: Gerechtvaardigd belang. Wij hebben als toekomstig werkgever een gerechtvaardigd belang om de persoonsgegevens te gebruiken om een geschikte kandidaat te vinden voor een functie en (eventueel aansluitend) ter voorbereiding op de indiensttreding (voor het arbeidsvoorwaardengesprek en het opstellen van de arbeidsovereenkomst). Er wordt hierbij zoveel als mogelijk rekening gehouden met uw rechten en vrijheden.
2. Aanmaken kandidatenportaal en vacature-alerts Doel: Het aanmaken van een account binnen het kandidatenportaal. Na het indienen van uw sollicitatie heeft u de mogelijkheid om een account aan te maken binnen ons kandidatenportaal. Hier kunt u zelf eenvoudig uw sollicitatie(s) beheren en de status van daarvan bekijken. Ook kunt u hierin uw gegevens inzien, wijzigen of verwijderen. Tot slot heeft u de mogelijkheid om zich in te schrijven voor vacature-alerts. Grondslag: Toestemming Bij het aanmaken van een account in het kandidatenportaal geeft u toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Het aanmaken van een kandidatenportaal is volledig vrijwillig. U kunt ook op een later moment besluiten om de vacature-alert uit te zetten en/of uw kandidatenportaal te verwijderen. Dit kunt u gemakkelijk regelen via het portaal.
3. Assessment, veiligheidsonderzoek, screening of keuring Doel: Het uitvoeren van assessments- en andere onderzoeken. Voor sommige functies of opdrachten is een assessment, veiligheidsonderzoek of psychologische of medische keuring onderdeel van de beoordeling op geschiktheid. Dit vindt plaats bij een derde partij. Bij een assessment of keuring delen wij uw contactgegevens met het assessmentbureau, onderzoeksbureau of de arbodienst voor het maken van een afspraak. Grondslag: Gerechtvaardigd belang Wij hebben er belang bij om uw persoonsgegevens te delen met een assessment-, onderzoeks- of screeningsbureau, met de psycholoog of met de arbodienst voor het verrichten van het onderzoek om te beoordelen of u geschikt bent voor de functie waarop u gesolliciteerd heeft. Hierbij worden niet meer persoonsgegevens verwerkt dan noodzakelijk is.
4. Aanstelling en start Doel: Zodra wij met het eens zijn over uw aanstelling, verwerken wij uw gegevens. Zo kunnen wij een arbeidsovereenkomst met u sluiten en u een goede start te geven. Grondslag: Uitvoering van overeenkomst. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst die wij met u gesloten hebben of omdat u verzocht heeft voorafgaand aan de overeenkomst maatregelen te nemen.
5. Kandidaten informeren over andere mogelijkheden binnen het organisatieonderdeel van het ministerie van IenW Doel: U heeft de mogelijkheid om uw sollicitatiegegevens langer in het kandidatenportaal te bewaren (voor 12 maanden). In dat geval kunnen we u informeren over andere (passende) functies. Ook kunnen wij u uitnodigen voor een ‘meet & greet’ of andere wervingsevenementen. Grondslag: Toestemming. Wij slaan uw gegevens alleen voor een langere periode op als u ons daar toestemming voor geeft. U bent volledig vrij in uw keuze hierin. U kunt uw toestemming altijd intrekken. Dit kunt u makkelijk beheren via het kandidatenportaal.

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Alleen medewerkers die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure hebben toegang tot uw persoonsgegevens. De rollen en autorisaties zijn beperkt toegekend aan deze medewerkers.

Delen van persoonsgegevens

Het ministerie van IenW en genoemde organisatieonderdelen werken samen met andere partijen. Soms moeten we daardoor persoonsgegevens aan deze partijen verstrekken. Met deze partijen worden afspraken gemaakt over de zorgvuldige en veilige verwerking van persoonsgegevens. Wij sluiten een verwerkersovereenkomst met organisaties die in onze opdracht uw persoonsgegevens verwerken. Zo zorgen we voor hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens als bij ons. Het ministerie van IenW blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

In bepaalde gevallen is het ook nodig om uw persoonsgegevens met een assessmentbureau, onderzoeksbureau of arbodienst te delen voor het doen van een onderzoek of (medische) keuring. Als dit het geval is, wordt u hierover in de vacaturetekst en tijdens het sollicitatieproces geïnformeerd. In onderstaande tabel ziet u met welke partijen uw persoonsgegevens mogelijk gedeeld kunnen worden.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het behalen van de in deze privacyverklaring genoemde doelen.

Uw sollicitatiegegevens worden bewaard tot 4 weken na einde van de laatst lopende procedure. Als u toestemming heeft gegeven, bewaren wij deze tot 12 maanden. Uw toestemming vragen wij om u op een later moment voor een passende functie te kunnen benaderen. In geval dat u in dienst treedt én een assessment, veiligheidsonderzoek, screening of keuring moet uitvoeren, wordt de uitslag daarvan tot tot 3 jaar in uw personeelsdossier bewaard. Treedt u niet in dienst? Dan wordt uw uitslag niet bewaard.

Geautomatiseerde besluitvorming waaronder profilering

Wij maken voor deze specifieke verwerking geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van uw gegevens zeer serieus. Wij nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Wij werken volgens de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De BIO is een normenkader voor de beveiliging van de informatiehuishouding van de Rijksoverheid. Het gaat bij de BIO vooral om vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid.

Uw rechten met betrekking tot persoonsgegevens

Op basis van de AVG heeft u verschillende rechten ten aanzien van de verwerkingen van uw persoonsgegevens. Het gaat daarbij om de volgende rechten:

• Het recht op informatie
• Het recht op inzage
• Het recht op rectificatie
• Het recht op gegevenswissing (vergetelheid)
• Het recht op beperking van de verwerking
• Het recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit)
• Het recht van bezwaar

Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u nadere informatie over de voorwaarden die gelden voor uitoefening van uw rechten.

U heeft de mogelijkheid om uw rechten voor wat betreft uw sollicitatiegegevens zelf te beheren door in te loggen in het kandidatenportaal. U kunt hierbij uw persoonsgegevens inzien, wijzigen en verwijderen. U kunt ook een verzoek indienen door een e-mail te sturen naar werving@rws.nl.

Reactietijd

Wij streven ernaar zo snel mogelijk op uw verzoek te reageren. In ieder geval binnen één maand. Bij ingewikkelde of grote verzoeken is de doorlooptijd langer. Dan duurt het maximaal drie maanden vanaf het moment dat uw verzoek bij ons binnenkomt. Als dit het geval is, laten we het u zo snel mogelijk weten.

Waar kunt u terecht met vragen of klachten?

Vragen over verwerking persoonsgegevens

Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens of over deze privacyverklaring? Neem dan contact met ons op via de algemene contactpagina: Contact met Rijkswaterstaat.

Klacht over verwerking persoonsgegevens

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Dan kunt u die schriftelijk indienen bij de functionaris gegevensbescherming via avg@minienw.nl.

Niet tevreden met reactie op uw klacht

Bent u niet tevreden met onze reactie op uw klacht, of hebben wij na 4 weken niet gereageerd op uw klacht? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de website Autoriteit Persoonsgegevens.

Gaat uw klacht over een besluit van het ministerie van IenW of één van de andere organisatieonderdelen op een verzoek om uw rechten op grond van de AVG uit te oefenen? In dat geval moet er eerst bezwaar ingediend worden bij onze Functionaris voor de Gegevensbescherming via fg@minienw.nl. Ook kunt u hier terecht als u om een andere reden een klacht in wilt dienen.

Deze verklaring is voor het laatst herzien op 27 mei 2025.