Zeven vragen over werken binnen de projectbeheersing bij Rijkswaterstaat

Aan het woord zijn Jacqueline Smit-Kalkman (adviseur financieel management bij Centrale Informatievoorziening), Margot Warren (adviseur kansen- en risicomanagement bij Programma’s, Projecten en Onderhoud/Zee en Delta) en Adam Ronhaar (manager projectbeheersing Grote Projecten en Onderhoud).

Had je, voordat je hier kwam werken, een bepaald idee over Rijkwaterstaat dat later een misverstand bleek?

‘Ik werk al 23 jaar bij Rijkswaterstaat en ben hier als het ware opgegroeid. Bij mij geen misverstand dus’, zegt Jacqueline lachend. Voor Margot en Adam geldt dat ze, direct of indirect, al met de organisatie te maken hadden in hun vorige baan.

‘Dat maakt dat je voorkennis hebt. Van een misverstand was dus niet echt sprake’, aldus Margot die sinds 1 jaar bij ons werkt, ‘Wel is het zo dat de functie van adviseur projectbeheersing heel breed is. Je kunt op verschillende disciplines focussen, zoals planning, risicomanagement of financiën. Dat is fijn, maar het is voor nieuwe collega’s ook wel eens lastig: een allesomvattende omschrijving van je werkzaamheden is eigenlijk niet te geven.’

Adam vult haar aan: ‘Als je bij Rijkswaterstaat aan de slag gaat, weet je dat je te maken krijgt met een politiek-bestuurlijk complexe omgeving. Toch heb ik tijdens de 4 jaar die ik nu hier werk, gemerkt dat dit speelveld voor mij als manager projectbeheersing soms ingewikkelder is dan voorheen gedacht.’

Hoe ziet een werkdag er voor jullie uit?

‘Omdat ik sturing geef aan een breed scala aspecten binnen projecten, zoals financiën en planning, is geen dag hetzelfde’, vertelt Adam. ‘Ik coördineer de taken binnen het projectbeheersingsteam en adviseer de projectteams over de juiste aanpak. Er zijn regelmatig afstemmingsmomenten en risico- en planningssessies. Momenteel vinden veel werkzaamheden en overleggen online plaats, maar normaal gesproken werk ik ook veel op projectlocaties. Daarnaast heb ik ook veel te maken met besluitvorming op bestuurlijk niveau. Stel dat er binnen een bepaald project meer budget nodig is, dan ga ik daarover in gesprek met onze opdrachtgever, het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Ik verzamel alle benodigde informatie en stel samen met de projectmanager de juiste documenten op.’

En hoe is dat voor jullie als adviseurs, Jacqueline en Margot?

Jacqueline geeft aan dat zij vanuit Rijkwaterstaat Centrale Informatievoorziening dagelijks contact heeft met collega-adviseurs: ‘Wij maken geen deel uit van projecten, maar adviseren wel aan de managers projectbeheersing. De projectteams maximaal ontzorgen: dat is ons doel. Dit doen we door gevraagd en ongevraagd te adviseren over de opzet, kwaliteit en werking van het beheersproces. Per werkveld hebben we 1 adviseur, die dan bijvoorbeeld focust op planning of kwaliteitsmanagement. We zoeken elkaar veel op en zorgen zo voor een uniforme aanpak binnen de projecten. Daarnaast ben ik SAP-deskundige, dus ik beantwoord ook alle vragen daarover.’

Margot herkent zich in het verhaal van Jacqueline: ‘Ook bij ons is er veel overleg tussen de adviseurs projectbeheersing. Daarnaast maken alle adviseurs deel uit van een kennispool binnen hun eigen discipline. Ik ben dus lid van de Kennispool Kansen- en Risicomanagement. Hier halen we landelijke kennis op die we regionaal delen. En andersom nemen we, wat we regionaal zien, mee naar de landelijke overleggen. Sinds kort ben ik ook actief bezig met kansenmanagement. Ik laat alle projectteams binnen Zee en Delta kennismaken hiermee en zorg voor de implementatie ervan.’

Welke successen vier je?

Voor Margot is dat duidelijk: ‘Als ik aangeef dat zaken beter kunnen, het projectteam dit goed oppakt en het ook echt leidt tot duidelijke kwaliteitsverbetering!’ Jacqueline knikt: ‘Helemaal mee eens. Daarnaast krijg ik veel energie van de onderlinge samenwerking tussen de adviseurs en van het strategisch bouwen aan onze afdeling.’ Voor Adam is het op orde hebben en houden van de basis een belangrijke factor: ‘Als manager projectbeheersing moet je veel ballen in de lucht houden. Meerdere mensen, diverse teams, uiteenlopende projecten. Als je dan steeds weer de basis op orde weet te houden en alle betrokken collega’s voorziet van de juiste stuurinformatie, geeft dat veel energie.’

Wat vinden jullie de 3 leukste aspecten van dit werk?

‘Allereerst is dat het samenwerken binnen een team om tot successen te komen. Daar steek ik dan ook veel energie in’, aldus Adam. ‘Daarnaast lopen we hier echt voorop, bijvoorbeeld met het invoeren van het twee-fasenproces en de transitie naar een andere omgang met marktpartijen waarbij we veel meer samen optrekken. En tot slot is ons werk tastbaar. Het leeft! Zo ben ik nauw betrokken bij het project N35 Nijverdal-Wierden, een project dat zich letterijk in mijn achteruin voltrekt. De buurman vraagt me regelmatig naar de laatste stand van zaken.’

Ook Jacqueline weet heel goed wat haar aantrekt in dit werk: ‘De open werksfeer en de korte lijnen vind ik heel prettig. Daarnaast het feit dat ik met mijn kennis echt problemen oplos en managers projectbeheersing verder help.’ Margot knikt: ‘Ja, dat zijn echte yes-momenten. Als je overduidelijk hebt bijgedragen aan kwaliteitsverbetering.’

Wat vraagt het van iemand om binnen het vakgebied projectbeheersing goed uit de verf te komen?

‘Nieuwsgierig, dat moet je zeker zijn’, zegt Margot stellig. ‘Rijkswaterstaat is een grote organisatie. Daarin wegwijs worden vraagt inzet. Uiteraard helpen je collega’s je wel daarbij. Daarnaast moet je flexibel zijn: je dag kan zomaar anders lopen. En omdat wij gevraagd en ongevraagd adviseren, is een flinke dosis proactiviteit hard nodig.’ Jacqueline geeft aan dat het helpt als je gewend bent procesmatig te werken: ‘Daarnaast moet je durven doorvragen: is het aangegeven probleem wel echt het probleem? Of speelt er iets anders?’

Adam: ‘Het is voor managers projectbeheersing ook van belang dat ze een goed gevoel voor verhoudingen en samenwerking hebben. Een verbinder, die is hier op zijn of haar plek. En vanwege de context waarin je werkt, is politiek-bestuurlijke sensitiviteit fijn. Natuurlijk kun je deze sensitiviteit met de tijd opbouwen, maar het is prettig als je wel bepaalde voelsprieten voor verhoudingen en de juiste aanpak hebt. Dit is echt mensenwerk.’

Waarom is het werken bij Rijkswaterstaat zo aantrekkelijk?

Jacqueline aarzelt geen moment: ‘Je werk hier doet ertoe. Onze ontwikkelprojecten rondom informatievoorziening dragen bij aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.’ Margot valt haar bij: ‘Bij Zee en Delta zorgen wij bijvoorbeeld voor droge voeten voor heel Nederland.’ Adam knikt: ‘Als je hier werkt als manager projectbeheersing heb je een volwaardige rol met bijbehorende verantwoordelijkheid én ben je onmisbaar voor de projecten. En heb je ambitie? Hier liggen volop groeikansen!’