Managementondersteuner
Werk je graag samen vanuit een hecht team en heb je klantwaarde hoog in het vaandel staan? Dan ben jij de managementondersteuner die we zoeken. Als managementondersteuner ben jij de sparringpartner waar afdelingshoofden op kunnen bouwen. Standplaats is Utrecht. Hoe je dit gaat doen? Lees snel verder.
Hoe jij bijdraagt
Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van twee afdelingshoofden bij het organisatieonderdeel Water, Verkeer en Leefomgeving (WVL) van Rijkswaterstaat. Je beheert hun agenda en filtert zelfstandig hun post en email op de informatie en contacten die voor hen relevant zijn. Dit organisatieonderdeel speelt een centrale rol in het bedenken en voorbereiden van oplossingen voor complexe vraagstukken, zoals stikstof, afval en een schone leefomgeving.
Jouw werkzaamheden
- Je beheert de agenda en houdt regie op de mailbox.
- Je bewaakt de voortgang van afspraken en acties die jouw afdelingshoofden moeten uitvoeren en zet deze zo mogelijk zelf in gang.
- Je organiseert (speciale) bijeenkomsten en zorgt voor de logistieke afhandeling van bijvoorbeeld digitale vergaderopties.
- Je bereidt de overleggen van jouw afdelingshoofden voor en maakt hierbij gebruik van digitale programma’s.
Jouw team
Je vormt een hecht team samen met 2 andere ondersteuners in jouw pool. Samen zorgen jullie ervoor dat zaken soepel en goed verlopen en vervangen jullie elkaar bij afwezigheid. Ook stemmen jullie gezamenlijk af welke dagen jullie op kantoor zijn. Hierbij houden jullie rekening met de agenda van de afdelingshoofden. Hybride werken is mogelijk. Daarnaast werk je nauw samen met de andere 25 managementondersteuners binnen WVL. Zo staat er altijd iemand achter je.
Meer weten of persoonlijk contact?
Heb je nog vragen en wil je toch wat meer weten over de functie? Bel of app dan met Monique Groenewegen van der Weijden-Nieuwenhuizen, afdelingshoofd Werkenpakket RWS en Ondersteuning, via 06 23 49 85 93.
Vacaturenummer: 1344795
Jouw werkdag
- 08.30 - 09.00
- Je start de dag met het prioriteren van de mailbox en agenda's. Jouw collega heeft een overdracht gemaakt en deze pak je op.
- 09.00 - 11.00
- Jij checkt hoe de agenda er voor vandaag uit ziet en wat jouw afdelingshoofd/directeur nodig heeft.
- 11.00 - 13.00
- Samen met je afdelingshoofd bespreek je de week en de grote gebeurtenissen.
- 13.00 - 15.30
- Je boekt dienstrijzen en kijkt wat de to do's zijn voor aankomend events. Daarna heb je een meeting voor het project waar jij onderdeel van uitmaakt.
- 15.30 - 17.00
- Je werkt de administratie zorgvuldig bij en checkt de planning voor morgen. Je sluit de dag af met je collega MO'ers ern maakt de overdracht in de mailbox.
Wat breng je mee?
- Je hebt ervaring met managementondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
- Je hebt voldoende beheersing van de Windows-gestuurde programma's van Microsoft Office.
Je beschikt over de volgende competenties:
- Samenwerken: je maakt afspraken met collega’s over de werkverdeling en vervanging en helpt waar nodig.
- Klantgerichtheid: je vraagt door, maakt heldere afspraken en vindt een balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding.
- Plannen en organiseren: je houdt overzicht en maakt een realistische inschatting van de urgentie en het belang van zaken
- Flexibiliteit: je schakelt snel tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving en kiest een aanpak die past bij de situatie.
Hoe solliciteer je?
Je kunt op deze vacature reageren via de sollicitatieknop op deze pagina. In plaats van een motivatiebrief vragen we jou om een Word of pdf document te uploaden waarin je antwoord geeft op de volgende vragen over jouw motivatie en competenties (geef antwoord in maximaal 200 woorden per vraag):
- Waarom wil je werken in deze rol? En wat spreekt je aan?
- Klantgerichtheid: beschrijf een moment waarop je duidelijk moest aangeven wat er wél en níet mogelijk was voor een klant, collega of opdrachtgever. Hoe heb je dat gecommuniceerd en wat was het effect?
- Plannen en organiseren: vertel over een situatie waarin je een complexe agenda of planning moest beheren met meerdere betrokkenen. Hoe heb je ervoor gezorgd dat iedereen op de hoogte was en dat conflicten in de planning werden opgelost?
We raden je aan om een concreet voorbeeld te gebruiken in je antwoord. Het kan je helpen de vraag te beantwoorden volgens de STARR-methode (Situatie, Taak, Actie, Resultaat, Reflectie).
Wat krijg je?
-
Bruto maandsalaris
- €2943 – €3660 (Schaal 6)
-
Contractduur
- 12 maanden
-
Verlof
- 144 vakantie-uren & verlofregelingen
-
Individueel Keuzebudget
- 16,5% naast je salaris
Zo werkt solliciteren bij Rijkswaterstaat
Solliciteren is mogelijk tot aan de deadline die in de vacaturetekst genoemd wordt. We beoordelen je cv en motivatiebrief op de genoemde functie-eisen.
Voor sommige functies is een online assessment onderdeel van de procedure. In dat geval ontvang je per e-mail meer informatie over de procedure en de uiterlijke inlevertermijn.
We nodigen je per telefoon of e-mail uit voor een selectiedag waar je maximaal 2 gesprekken voert, afhankelijk van de rol kan een rollenspel ook een onderdeel zijn van de dag.
Als je de belangrijkste stappen in het selectieproces succesvol hebt doorlopen, draagt de adviseur werving & selectie je voor aan het team waar je geplaatst wordt.
Jouw manager nodigt je uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek, vervolgens spreek je samen af waar en wanneer je kunt beginnen met je nieuwe baan bij Rijkswaterstaat.
Andere dingen die je graag wilt weten
- Let op: dit is een tijdelijke functie voor de duur van 1 jaar.
- Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
- Om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed.
- Je wordt ingeschaald op basis van ervaring.
- Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, dit doen we altijd in overleg met jou.
- Het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.
Maak jij het verschil?
- Je beschikt over minimaal een afgeronde mbo 4-opleiding.
- Je hebt werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende of dienstverlenende rol.
- Je kunt zelfstandig werken met het MS Office-pakket.
- Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Vragen over de sollicitatieprocedure?
Vragen over de inhoud van deze vacature?
Veelgestelde vragen
Je bent het verlengstuk van een afdelingshoofd. Jij denkt vooruit, maar kijkt ook hoe werkzaamheden anders kunnen. Als het afdelingshoofd a zegt, doe jij a en b.
We werken met heldere verwachtingen en duidelijke prioriteiten, zodat jij als ondersteuner juist de rust kunt bewaren. Maar dat neemt niet weg, dat met de overvolle agenda's er soms een hoge werkdruk is.
Ja, je werkt deels op kantoor en deels thuis, en wij zorgen voor een budget om je thuiswerkplek goed in te richten.
Jouw organisatietalent faciliteert direct de besluitvorming over projecten die Nederland veilig en bereikbaar houden. Daarnaast heb je heel veel collega's managementondersteuners, waarmee je kan samenwerken en van kan leren.
Zeker, je krijgt bij ons volop tijd, budget en kansen voor trainingen en persoonlijke loopbaangroei.
Over ons
Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit 6 landelijke en 7 regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 225 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland: dat is werken bij Rijkswaterstaat.
Talent als basis, diversiteit als kracht
Rijkswaterstaat is een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers gebruikt om samen betere resultaten te halen voor Nederland. Inclusief betekent dat iedereen zich betrokken en gewaardeerd voelt; niet ondanks, maar dankzij de verschillen. Daarom nodigen wij jou graag uit, als jij je herkent in deze vacature, om te solliciteren.
Rijkswaterstaat Water, Verkeer en Leefomgeving
Wil jij werken bij Rijkswaterstaat binnen Water, Verkeer en Leefomgeving (WVL)? Dit organisatieonderdeel speelt een centrale rol in het bedenken en voorbereiden van oplossingen voor grote transitievraagstukken, zoals klimaatadaptatie en circulariteit.
WVL voorziet uitdagingen, kansen en mogelijkheden voor een toekomstbestendig Nederland door kennis te (laten) ontwikkelen, te beheren en te delen.
WVL werkt hierin nauw samen met kennisinstituten, decentrale overheden en marktpartijen uit binnen- en buitenland. Vaak gaat het om schaarse, specifieke kennis zoals duurzame en slimme mobiliteit, een aanpak voor zwerfafval rondom onze wegen en in onze wateren, en innovaties als een circulair viaduct. Ook wordt onderzocht hoe, in tijden van droogte, water beter vast kan worden gehouden. Verder monitort en analyseert WVL verkeersongevallen en optimaliseert het de veiligheid op en rond de wegen voor mensen, dieren en natuur.
In totaal werken er ruim 1.000 mensen binnen WVL, verspreid over 4 directies: Bedrijfsvoering, Inkoop en Prestatiemanagement, Bereikbaarheid en Netwerkkwaliteit, Veiligheid en Water en Leefomgeving.