Stage informatiehuishouding op orde

Hoe zorg je ervoor dat medewerkers binnen een grote overheidsorganisatie snel de juiste informatie kunnen vinden? Binnen Rijkswaterstaat heeft een organisatieverandering plaatsgevonden, waardoor bestaande informatie op netwerkschijven en portalen niet altijd meer logisch aansluit op de nieuwe organisatiestructuur. Tijdens deze stage onderzoek je hoe informatie momenteel is opgeslagen, welke verbeteringen mogelijk zijn en hoe een toekomstbestendige opslagstructuur kan worden ingericht. Daarmee draag je direct bij aan een betrouwbare, transparante en goed georganiseerde informatiehuishouding binnen Rijkswaterstaat. Spreekt deze uitdaging jou aan? Lees dan verder!

Hoe jij bijdraagt

Binnen de directie Netwerkmanagement zijn recent afdelingen opnieuw ingericht en zijn werkzaamheden anders verdeeld. Daarbij is ook veel bestaande informatie meeverhuisd naar nieuwe organisatieonderdelen. Hierdoor sluit de huidige opslagstructuur niet altijd meer goed aan op de manier waarop de organisatie vandaag werkt.

Tijdens deze stage onderzoek je welke informatie verschillende afdelingen nodig hebben voor hun dagelijkse werkzaamheden en hoe deze informatie momenteel wordt opgeslagen. Je inventariseert bestaande opslaglocaties op netwerkschijven en portalen en brengt in kaart welke informatie actief wordt gebruikt.

Om een goed beeld te krijgen van de informatiebehoefte voer je gesprekken met medewerkers uit verschillende afdelingen. Op basis daarvan analyseer je in hoeverre de huidige opslagstructuur aansluit op de nieuwe organisatiestructuur. Ook onderzoek je waar risico’s ontstaan, zoals dubbele opslag, versnippering van informatie of verlies van overzicht.

Vervolgens ontwikkel je een voorstel voor een logische en beheersbare opslagstructuur. Daarbij kijk je onder andere naar het onderscheid tussen informatie die actief gebruikt wordt en informatie die kan worden gearchiveerd. Het doel is een structuur die medewerkers ondersteunt én voldoet aan eisen voor goed informatiebeheer binnen de overheid.

Je rondt de stage af met een analyse van de huidige situatie, een overzicht van relevante informatiecategorieën per afdeling, een adviesdocument voor een toekomstbestendige opslagstructuur en een praktisch implementatieplan met concrete vervolgstappen. Je presenteert jouw bevindingen en aanbevelingen aan de opdrachtgever.

Wat ga je leren?

• hoe informatiebeheer binnen een grote publieke organisatie is ingericht
• onderzoeksmethoden toepassen om informatiebehoeften en organisatieprocessen in kaart te brengen
• analyses uitvoeren op het gebied van informatiestromen, risico’s en documentbeheer
• onderzoeksresultaten vertalen naar een praktisch en uitvoerbaar advies
• samenwerken met professionals uit verschillende vakgebieden binnen Rijkswaterstaat

Jouw stage bij Rijkswaterstaat

Je loopt stage binnen de directie Netwerkmanagement van Rijkswaterstaat. Deze directie houdt zich bezig met het organiseren en ondersteunen van werkzaamheden rondom het beheer en gebruik van de netwerken van Rijkswaterstaat.

Tijdens je stage werk je samen met medewerkers uit verschillende afdelingen om inzicht te krijgen in hun informatiebehoefte en de manier waarop zij informatie gebruiken en opslaan. Hierdoor krijg je een breed beeld van de organisatie en van de uitdagingen rondom informatiebeheer binnen een overheidsorganisatie.

Je krijgt de mogelijkheid om zelfstandig onderzoek uit te voeren naar een actuele organisatievraag en levert een concreet advies op dat gebruikt kan worden voor de verdere ontwikkeling van de informatiehuishouding. De stage duurt circa zes maanden, fulltime of in overleg.