Interview 9 februari 2022

Jurgen Steeneken, adviseur contractmanagement

‘Tijdens de pandemie hebben we soms snel moeten schakelen en risico nemen.’ Jurgen is als contractadviseur betrokken bij het project Draaibruggen Kanaal Gent-Terneuzen waar, als pilot, wordt gewerkt met een gemengd projectteam, waarin zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer vertegenwoordigd zijn. Hij legt uit ‘onder normale omstandigheden hadden we die bestelling niet geplaatst.’

Wat is je rol binnen dit project?

Jurgen Steeneken is sinds 2018 betrokken bij het renovatieproject Draaibruggen Kanaal Gent-Terneuzen. 2 draaibruggen uit de jaren 60 waar alle elektrotechnische en besturingsinstallaties moeten worden vernieuwd. Bovendien worden de bruggen gereed gemaakt voor bediening op afstand. Het is een enorme klus die minstens 4 jaar duurt. ‘Naast de aannemer heb je met talloze onderaannemers en leveranciers te maken. Voor de hydraulische systemen, besturingskasten, afsluitbomen en noem maar op.’

Gezamenlijke risico’s

Bij de aanvang werd de renovatieopdracht aangewezen als pilotproject. Waar Rijkswaterstaat en de aannemer gewoonlijk met aparte projectteams werken waarbij de een de ander controleert, zijn deze nu samengevoegd. Het idee achter dit gemengde projectteam is dat je als opdrachtgever en opdrachtnemer niet alleen verantwoordelijkheden deelt, maar ook gezamenlijk de risico’s beheerst.

Inzicht in kosten

‘Bij het vernieuwen van dit soort oude objecten loop je vrijwel altijd tegen onverwachte tegenvallers aan. Die leiden vaak tot contractdiscussies. Want wie gaat de rekening van die tegenvallers betalen?’, zegt Steeneken. Binnen de pilot werd deze veelvoorkomende discussie ondervangen door op een transparante manier met elkaar samen te werken. Rijkswaterstaat stelt als opdrachtgever budget ter beschikking en Opdrachtnemer Equans biedt volledig inzicht in de kosten die zij maakt. Op deze manier kan Rijkswaterstaat dus precies zien hoe het budget besteed wordt.

Blind bestellen

Het projectteam besloot in het midden van de coronacrisis tot een onorthodoxe stap. Terwijl de ontwerptekeningen nog niet definitief waren en de handtekeningen onder de contracten met de toeleverancier nog gezet moesten worden, werden de materialen voor 140 besturingskasten alvast besteld. Helemaal blind ging dat ook weer niet: ‘We hebben vooraf wel overlegd wat we eventueel terug konden geven aan de leverancier. Naast de mogelijkheden voor retour, was het vooral ook een risicoafweging: welke kosten zouden we mogelijk te veel maken versus welke vertragingen en kosten zouden we maken als we niet vooraf zouden bestellen.’

Positief neveneffect

Het genomen risico pakte goed uit. De bestelling kwam op tijd binnen en achteraf bleek slechts een klein deel niet bruikbaar. Een positief neveneffect was dat de prijs sindsdien maar liefst 8 keer omhoog is gegaan. Die prijsstijging kun je volgens Steeneken mooi wegstrepen tegen het kleine deel van de bestelde onderdelen die niet bruikbaar waren.

Vertrouwen en transparantie

Door snel te schakelen kon het proces volgens planning doorgaan en zijn uiteindelijk kosten bespaard. Maar wat de actie volgens Steeneken vooral aantoont is dat deze aanpak nooit had kunnen ontstaan als de samenwerking niet was vormgegeven in deze specifieke contractvorm van vertrouwen en transparantie. ‘In een reguliere samenwerking was de bestelling simpelweg veel later geplaatst.’

Niet de panacee

Hij is in dit geval dus erg te spreken over het werken met gemengde teams al ziet hij het ook weer niet als de panacee. Volgens Steeneken moet je de samenwerkings- en contractvorm per project op maat vormgeven. Feit is dat het in deze fase van het proces goed heeft uitgepakt.

Contractmanagement bij Rijkswaterstaat

Van het ontwikkelen van inkoopstrategieën, het voorbereiden van contracten tot aan de aanbesteding en uitvoering van projecten. Als contractmanager bij Rijkswaterstaat ben je verantwoordelijk voor contractbeheersing, meestal via systeem-, proces- en producttoetsen en stel je jezelf steeds de vraag of de opdrachtnemer voldoet aan de contracteisen. Kan het werk bijvoorbeeld veilig worden uitgevoerd zodat er geen ongevallen plaatsvinden? Worden of kunnen bepaalde eisen rondom materiaal, tijd, geld en kwaliteit niet behaald worden dan zal de contractmanager met de betrokken partijen in gesprek gaan.

Op de hoogte blijven?

Meer weten over de werkzaamheden bij het project Draaibruggen Kanaal Gent-Terneuzen?

Volg ons liveblog